Notre méthodologie qui conduit à la rédaction du compte rendu s’opère en trois temps majeurs : avant, pendant et après la réunion, le colloque, le séminaire.

La méthode s’opère en trois temps majeurs : avant, pendant et après l’événement. Une prestation bien organisée est la clef de la satisfaction du client. C’est pourquoi, lors de chaque événement, nous nous attachons à suivre toutes les étapes définies par notre protocole.

AVANT

Avant toute prestation, le client, accompagné de notre chargé d’affaires, définit le cahier des charges en tenant compte des points suivants :

• Définition du document final : minutes, compte rendu révisé, synthèse, etc.
• Définition de la prestation : diffusion de texte en direct (avec affichage du texte en temps réel), simple rédaction d'un document.
• Choix de la technique de prise de note.
• Définition des délais : normaux, rapides ou urgents.
• Aspects logistiques : salle, système d'enregistrement, horaires, etc.
• Attribution de l’équipe de rédacteurs.
• Recherche documentaire sur les sujets abordés.
• Travail sur les dictionnaires métiers.
• Définition des tarifs calculés au plus juste.
• Réception de l’ordre du jour et de la liste des participants.

PENDANT

Pendant le déroulement de la réunion, le(s) rédacteur(s) est(sont) dans la salle et procède(nt) à la prise de note.

• Installation sur site des rédacteurs et de leur matériel.
• Installation du système d’enregistrement.
• Test et validation du matériel.
• Mise au point du plan de table (préparé par avance).
• Prise en note de l’intégralité de la réunion par reconnaissance vocale.
• À la fin de la réunion vérification de l’orthographe des noms ou sigles manquants.
• Désinstallation du matériel.

APRES

Au retour au bureau, le(s) rédacteur(s) rédige(nt) le document conforme au cahier des charges, à partir de la prise de notes.

• Récupération du texte produit par la reconnaissance vocale ou la sténotypie.
• Correction du texte (balayage).
• Rédaction du document commandé.
• Contrôle qualité par une double relecture.
• Navette éventuelle avec le client pour ultimes corrections.
• Mise en forme du document.
• Livraison du document par voie électronique (ou postale).