Les procédés technologiques liés au projet OrKestreont étés déposés à l'Institut National de la Propriété Industrielle à Paris le 27 avril 2005 sous le numéro d’enregistrement 05044224.

La SARL Visuel-Vox a été enregistrée auprès du Greffe du tribunal de commerce de Paris sous le n° 492245576 le 5 octobre 2006.
TVA intra : FR10492245576
N° organisme formation : 11754390875

La transcription de réunions.

Du latin transcribere, écrire / à travers.
"Transcrire : Copier un écrit" (Littré). "Reproduire très exactement, par l'écriture, ce qui a déjà été écrit" (TLF).
"Copier, reporter un texte par l'écriture : Transcrire un rapport dans un registre". Littéraire : "Mettre très exactement par écrit des paroles, des idées, etc., telles qu'elles ont été conservées par la mémoire : Transcrire après coup une conversation" (Le Larousse).

La transcription, aspects généraux

La transcription reproduit l’intégralité des propos avec suppression des erreurs syntaxiques, grammaticales, hésitations et répétitions, quand celles-ci n’apportent pas de plus-value à la compréhension de l’intervention. Le document final aura débarrassé les débats de ce qui, justifié à l’oral, devient inutile à l’écrit, sans pour autant supprimer aucune information. La transcription doit être compréhensible et rapporter fidèlement les propos.

Notre engagement dans la transcription

Nous apportons un soin particulier à la grammaire, à l’orthographe et à la ponctuation de la transcription. Nous sommes au service de l’entière satisfaction du client et adaptons notre relecture en fonction des demandes du client.
Les noms des intervenants seront précisés et correctement orthographiés à l’aide de la liste des intervenants communiquée avant le début de la réunion.

Nous mettons à disposition de nos clients plusieurs méthodes de prise de note : prise de note traditionnelle directement sur ordinateur (pour les synthèses et les comptes rendus révisés), ou par reconnaissance vocale ou encore par sténotypie (pour les comptes rendus exhaustifs appelés aussi in extenso). Le choix se fait en fonction des nécessités du projet.

Transcription avec déplacement sur site

Nous apportons tout le matériel nécessaire :
  • soit pour la prise de notes écrite ;
  • soit pour l’enregistrement que nous assurerons en vue d’une prise de notes écrite ultérieure ;
  • soit pour une prise de notes écrite combinée avec un enregistrement que nous assurerons.
  • soit pour de la transcription simultanée de la parole (cf. Accessibilité).
Nous disposons de matériel professionnel pour l’enregistrement que nous associons à nos logiciels pour l'optimisation de la prise de notes.
Bien entendu, nous assumons la totale responsabilité de la réalisation du compte rendu.

Transcription sur la base d'enregistrements

Nous acceptons la plupart des formats de fichiers que le client nous aura fournis. Nous disposons de tous les outils nécessaires pour lire et convertir les fichiers audio et vidéo. Nous attirons l’attention sur l’importance de la qualité sonore qui est une condition importante pour la bonne transcription des enregistrements.
Bien sûr, la qualité du travail rendu est la même, que ce soit sur la base d’enregistrement ou en se déplaçant sur le site.

Visuel-Vox met à la disposition du client un serveur FTP sécurisé avec accès sur code confidentiel (cf. Espace clients) sur lequel il peut poser ses fichiers à la fin de la réunion. Le client doit signaler par mail l’arrivée des nouveaux fichiers à transcrire.

Niveau de retraitement

Nous sommes à même d’assurer différents niveaux de retraitement, parmi lesquels les plus courants sont :
  • La transcription fidèle de tous les propos échangés : il s’agit de relater mot à mot tous les échanges dans leur ordre chronologique, en occultant uniquement les marques d’hésitation et fautes de syntaxe, (entre 18 et 22 pages par heure de débat).
  • Le compte rendu révisé : il restitue la discussion avec la totalité des interventions reformulées en langage écrit dans leur ordre chronologique avec mention expresse des auteurs (entre 12 et 16 pages par heure de débat).
  • Le compte rendu classique : il débarrasse le discours des informations secondaires de moindre importance en faisant ressortir les informations majeures avec une reformulation concise des propos (entre 4 et 8 pages par heure de débat).
  • Le compte rendu synthétique : il ne retient que les informations relevant de l’essence même de la réflexion (entre2 et 4 pages).
Nous pouvons également monter une équipe avec un rédacteur vocal© et plusieurs rédacteurs connectés en réseau afin de rendre un compte rendu immédiat remis au maximum 15 minutes après la clôture des débats en vue d’être exploité immédiatement.

Process méthodologique (cliquer pour voir le schéma)

Délais

Les délais habituellement observés sont de deux jours ouvrés par heure de réunions, avec un minimum de deux jours. En fonction de la réunion, ces délais peuvent être raccourcis ou augmentés. Ils font l’objet d’une entente préalable. Les délais, sauf cas exceptionnel, sont toujours tenus.
Les délais peuvent être raccourcis en cas d’urgence et sont soumis à une entente particulière. les délais urgents sont de 24 heures par heure de réunion.

Confidentialité

Conformément à nos conditions générales de ventes, nous sommes soumis à une obligation de confidentialité. Tous les documents relatifs à la prestation (documents supports et transcriptions) sont réputés confidentiels tant qu’ils n’ont pas fait l’objet d’une publication officielle par le cleint. Nous nous engageons à les détruire dès lors que la prestation a été validée.

Droits de propriété

Les droits d’exploitation sur les résultats sont cédés à titre exclusif au client. Celui-ci peut donc les exploiter librement dans le respect des droits moraux de l’auteur. Les droits ainsi précisés sont susceptibles de s’exercer pour le monde entier. Il en va de même dans l’hypothèse d’une publication sur Internet.

La reconnaissance vocale est le meilleur outil pour faire des comptes rendus de réunion. La transcription de réunions, la transcription simultanée de la parole et la transcription instantanée de la parole, fonctionnent parfaitement avec la reconnaissance vocale. La sténotypie est une technique ancienne qui génère beaucoup de fautes et qui ne permet pas la transcription en temps réel ni la transcription instantanée de la parole, parce que le sténotypiste est très rarement formé à la sténotypie de manière à ce que la sténotypie soit parfaite. La vélotypie prend en note des réunions de manière orthographique ce qui fait que la vélotypie est beaucoup plus lente que la sténotypie et que la reconnaissance vocale. La reconnaissance vocale, contrairement à la sténotypie et à la vélotypie, est ce qu'il y a de mieux pour la transcription instantanée de la parole. La reconnaissance vocale est ce qu'il y a de mieux pour la transcription simultanée de la parole. La reconnaissance vocale est ce qu'il y a de mieux pour le compte rendu de réunion. La reconnaissance vocale fonctionne beaucoup mieux que la sténotypie. La reconnaissance vocale fonctionne beaucoup mieux que la vélotypie. Le compte rendu de réunion, comme la transcription de réunions, se font par sténotypie ou par reconnaissance vocale. La reconnaissance vocale permet de rendre les réunions accessibles aux sourds et malentendants, alors que la sténotypie jusqu'à ce jour ne permet qu'avec beaucoup de difficulté de rendre la réunion accessible aux sourds et malentendants. La vélotypie rend la réunion accessible aux sourds et malentendants en supprimant des passages parce que la vitesse de la transcription de la parole n'est pas au niveau. Le rédacteur vocal permet la simultanéité de la transcription et le rédacteur vocal fait de la rédaction de synthèse. Le compte rendu de réunion se fait avec la sténotypie, la vélotypie et la reconnaissance vocale. La transcription de réunions se fait avec la vélotypie, la reconnaissance vocale, et la sténotypie. La rédaction de compte rendu de réunion se fait à partir d’enregistrement pour rédiger des compte rendu de réunion. la prise de note sert à la rédaction de compte rendu pour les réunions, mais aussi pour les séminaires les conventions, les meetings. Les réunions de comité d’entreprise, de CHSCT, de CHS, de CTP de CAP. Les conseils municipaux ont tous besoin d’avoir une rédaction du compte rendu par sténotypie ou par reconnaissance vocale. Les conseils généraux et les conseils régionaux doivent rédiger des compte rendu in extenso et exhaustif et font appel à la rédaction de compte rendu ou a la transcription de compte rendu. La rédaction en temps réel est par fait pour l’accessibilité pour les sourd et malentendant et pour les devenu sourd. La transcription simultanée de la parole et la transcription instantanée de la parole pour les sourd les malentendant et les déficient auditif.

Michel Serres, né le 1er septembre 1930 à Agen (Lot-et-Garonne), est un philosophe, historien des sciences et homme de lettres français.
Il entre à l’École navale en 1949 (à Brest), puis à l’École normale supérieure de la rue d'Ulm en 1952, où il obtient l’agrégation de philosophie en 1955.
De 1956 à 1958, il sert dans la Marine française, et participe à la guerre de Suez. En 1968, il obtient un doctorat en lettres.
Sans indications particulières, nous appliquons les règles typographique de l’imprimerie nationale référencées dans le Lexique des règles typographiques, édition 2002.
Nous sous sommes équipés d’enregistreurs professionnels numériques de haut niveau, et non de dictaphones qui sont toujours limités dans leur capacité à capter le son.

Nos enregistreurs sont équipés de micros de surface de haute sensibilité.
Avec notre équipement, nous pouvons enregistrer des salles non sonorisées de plus de 40 personnes.
Nous avons développé nos propres logiciels pour la prise de notes qui permettent de telle sorte que les deux fichiers (texte et son) sont indexés et liés.
Le titre de Sténotypiste de conférence est homologué depuis 1994 par le Registre National des Certifications Professionnelles (RNCP) et garantit au client final une expertise technique de saisie sténotypique mot à mot à plus de 210 mots/minute.
La reconnaissance vocale est la technique la plus adaptée à la transcription simultanée de la parole parce qu'elle permet la saisie de la parole à sa vitesse naturelle de manière simple et souple. Cf. le chapitre Accessibilité.