Rédaction de PV d'assemblée générale
L'assemblée générale est la séance où la moindre imprécision se paie : un quorum mal constaté, une résolution mal libellée ou un vote incomplètement décompté peuvent fragiliser une décision pour des années.
Trois points de vigilance
- Le quorum. Il doit être constaté explicitement, avec le nombre de membres, d'actions ou de tantièmes représentés, et la mention que l'assemblée peut valablement délibérer. C'est la première chose qu'un contestataire examine.
- Le texte des résolutions. Il est reproduit tel qu'il a été soumis au vote, et non résumé. Toute reformulation, même heureuse, crée un écart entre ce qui a été voté et ce qui est consigné.
- Le résultat des votes. Adoptée ou rejetée, avec le décompte des voix pour, contre, des abstentions et, selon les cas, des non-participations au vote.
Notre méthode en assemblée
Une assemblée générale réunit souvent un grand nombre de participants dont les prises de parole doivent être attribuées. Un chargé de réunion tient le plan de salle et identifie les intervenants ; la captation est intégrale ; le rédacteur dispose ainsi de la matière exacte plutôt que de notes prises dans l'urgence.
Pour les assemblées à forts enjeux, nous conseillons la sténotypie, qui permet de disposer des minutes intégrales dès la levée de séance et de sécuriser toute contestation ultérieure.
Assemblées bilingues
Pour les assemblées tenues en français et en anglais, nous produisons le procès-verbal dans les deux langues, avec des rédacteurs bilingues. En savoir plus.
Questions fréquentes
Quelles mentions le PV d'assemblée générale doit-il contenir ?
La date et le lieu de la réunion, le mode de convocation, la composition du bureau, le nombre d'actions ou de voix représentées et la vérification du quorum, l'ordre du jour, les documents mis à disposition, un résumé des débats, le texte de chaque résolution et le résultat du vote correspondant.
Faites-vous la différence entre AG ordinaire et extraordinaire ?
Oui. Les règles de quorum et de majorité diffèrent, et la formulation des résolutions n'est pas la même. Nos rédacteurs adaptent le document à la nature de l'assemblée et aux dispositions de vos statuts.
Intervenez-vous pour les assemblées d'associations et de copropriétés ?
Oui. Les assemblées générales d'associations, de fédérations, de mutuelles et de copropriétés obéissent à des règles propres, que nous appliquons selon vos statuts ou le règlement de copropriété.
Pouvez-vous traiter une assemblée à distance ou hybride ?
Oui, y compris lorsque le vote est organisé par voie électronique. Nous reprenons alors les résultats fournis par la plateforme de vote et les intégrons au procès-verbal.
Le PV peut-il être remis le jour même ?
Oui, lorsque la séance est couverte en sténotypie ou en reconnaissance vocale : les minutes intégrales sont disponibles à la levée de séance, le document mis en forme suivant dans le délai convenu.