Rédaction de PV de conseil d'administration
Le procès-verbal transforme une discussion en acte juridique. C'est le seul document qui subsiste de la séance, et celui que produiront un commissaire aux comptes, un juge ou un repreneur.
Une exigence de formulation avant tout
Dans un conseil d'administration, la difficulté n'est pas de tout écrire : c'est d'écrire juste. Une résolution mal libellée, un vote insuffisamment détaillé, une réserve exprimée oralement mais non consignée, et le procès-verbal ne protège plus personne. Nos rédacteurs travaillent avec les termes consacrés — le conseil délibère, les administrateurs votent, la résolution est adoptée ou rejetée — et distinguent nettement le résumé des débats du texte des décisions.
La structure que nous appliquons
- En-tête Dénomination sociale, forme, siège, date, heure et lieu de la réunion, modalité de convocation.
- Présences et quorum Administrateurs présents, représentés — avec le nom du mandataire — excusés ; personnes également convoquées ; constatation que le conseil peut valablement délibérer.
- Bureau de séance Président de séance et secrétaire désigné.
- Ordre du jour Repris à l'identique de la convocation.
- Débats Un développement par point, restituant les positions exprimées et les réserves formulées.
- Résolutions Texte exact, numéroté, suivi du résultat du vote : adoptée à l'unanimité, à la majorité, avec le décompte précis.
- Clôture Heure de levée de séance, mention des documents annexés, emplacement des signatures.
Confidentialité renforcée
Les séances de gouvernance portent sur des informations sensibles : comptes non publiés, opérations en cours, situations individuelles. Chaque intervenant est engagé par une clause de confidentialité, les enregistrements sont supprimés après livraison, et nous signons volontiers votre propre accord de confidentialité.
Questions fréquentes
Le procès-verbal de conseil d'administration est-il obligatoire ?
Oui. Les délibérations du conseil d'administration sont constatées par des procès-verbaux, dont le contenu et les modalités d'établissement relèvent du Code de commerce pour les sociétés commerciales et des statuts pour les associations et fondations.
Que doit mentionner le PV d'un conseil d'administration ?
La date et le lieu de la réunion, les administrateurs présents, représentés ou excusés, les personnes également convoquées, la vérification du quorum, l'ordre du jour, un résumé des débats, le texte des résolutions et le résultat des votes, ainsi que les incidents de séance.
Qui rédige et qui signe le procès-verbal ?
Un secrétaire de séance est désigné à l'ouverture de la réunion. La rédaction matérielle peut être confiée à un prestataire extérieur ; la signature reste celle du président de séance et du secrétaire.
Faut-il retranscrire l'intégralité des débats ?
Rarement. Le PV de conseil d'administration retient généralement un résumé fidèle des positions exprimées, suivi du texte exact des résolutions. L'in extenso est réservé aux séances où un désaccord est susceptible d'être invoqué ultérieurement.
Intervenez-vous pour les conseils de surveillance et les comités ?
Oui : conseils de surveillance, comités d'audit, comités des rémunérations, bureaux d'association et conseils de fondation relèvent des mêmes exigences de formulation.