Guide pratique

Comment rédiger un compte rendu de réunion

Une réunion productive est une réunion qui aboutit à des décisions et à des actions. Le compte rendu est ce qui transforme la discussion en engagement : sans lui, rien n'est opposable, et tout est à refaire à la séance suivante.

1. Savoir à quoi le document va servir

C'est la question à trancher avant d'écrire une ligne. Un compte rendu peut servir à agir — qui fait quoi, pour quand — ou à informer ceux qui n'étaient pas là. Il peut aussi servir à prouver qu'une consultation a eu lieu. Ces trois usages n'appellent pas le même document : le premier tient en une page, le troisième exige l'exhaustivité.

2. Préparer avant la séance

La qualité d'un compte rendu se joue en grande partie avant la réunion. Il faut disposer de l'ordre du jour, de la liste nominative des participants et de leur fonction, et du vocabulaire de l'organisation : sigles, noms de services, intitulés de dossiers. Une prise de notes qui découvre les sigles en séance produit un texte truffé d'approximations.

3. Prendre des notes utiles

• Noter qui parle avant de noter ce qui est dit. L'attribution est l'information la plus difficile à reconstituer après coup.
• Distinguer le statut des propos. Une hypothèse, une objection, un engagement et une décision ne se consignent pas de la même façon.
• Marquer les moments de bascule : arrivées et départs, suspensions, mises aux voix, documents remis en séance.
• Ne pas chercher à tout écrire à la main. Au-delà d'un certain rythme, c'est impossible ; c'est précisément la raison d'être de l'enregistrement et de la sténotypie.

4. Choisir le niveau de reprise

Entre le mot à mot et la synthèse d'une page, il existe toute une gradation. Retenez trois repères : in extenso lorsque les propos peuvent être opposés ; révisé lorsque le document doit être complet mais lisible ; synthétique lorsqu'il sera diffusé au-delà des participants.

5. Écrire dans la langue de l'institution

Le compte rendu s'écrit à la troisième personne et au style indirect : « M. Dupont indique que… », « l'assemblée décide de… ». On évite les formulations familières, on emploie le terme consacré propre à l'instance — délibération, résolution, avis — et on ne dit jamais deux fois la même chose. Chaque point doit être énoncé une fois, clairement.

6. Faire relire par quelqu'un d'autre

C'est la règle que nous appliquons sans exception : aucun document ne part sans avoir été relu par une seconde personne. On ne voit pas ses propres erreurs, et un procès-verbal qui contient une coquille sur un nom propre ou un chiffre perd immédiatement de sa crédibilité.