Ce que deviennent vos données entre nos mains
Nous entendons vos séances. Nous lisons vos documents préparatoires. Nous connaissons le nom de vos élus et la teneur de vos débats. C'est notre métier — et c'est aussi la raison pour laquelle nous prenons la protection de vos données au sérieux avant que vous ayez à nous le demander.
Le principe : ces données ne sont pas les nôtres
Dans le vocabulaire du règlement général sur la protection des données, vous êtes le responsable de traitement et nous sommes votre sous-traitant. La distinction n'est pas une subtilité de juriste : elle signifie que nous n'avons aucun droit propre sur vos données. Nous les traitons pour vous, selon vos instructions, dans le seul but d'exécuter la prestation que vous nous avez confiée.
Autrement dit : nous ne décidons pas de ce qu'il advient de vos données. C'est vous qui décidez.
Ce que nous recevons
- Les enregistrements sonores de vos séances, que nous réalisons nous-mêmes ou que vous nous transmettez.
- Les documents de séance : ordre du jour, listes de présence, projets de délibération, documents remis en séance.
- Les noms et fonctions des participants, indispensables pour attribuer correctement les prises de parole.
- Vos coordonnées professionnelles, pour le suivi de la prestation.
Ces éléments contiennent presque toujours des données personnelles, et parfois des données sensibles : une situation individuelle évoquée en CSE, un dossier disciplinaire, un débat sur un agent nommément désigné. Nous les traitons en conséquence.
Ce que nous en faisons — et rien d'autre
Nous les utilisons pour produire votre compte rendu. Point.
- Nous n'en faisons aucun usage commercial, ni pour notre compte, ni pour celui d'un tiers.
- Nous ne les cédons à personne et nous ne les revendons pas.
- Nous ne nous en servons pas pour entraîner des systèmes automatiques de transcription — ni les nôtres, ni ceux de qui que ce soit.
- Nous n'en faisons aucune copie au-delà de ce que le travail exige.
Sur les outils de transcription automatique
C'est aujourd'hui la question la plus fréquente, et elle est légitime. Confier une séance de CSE à un service de transcription automatique grand public revient à en déposer le contenu chez un tiers dont vous ne maîtrisez ni la localisation ni les usages. Nous ne le faisons pas. Lire notre position sur l'IA.
Qui y a accès
Le nombre de personnes qui voient vos documents est volontairement réduit : le chargé de réunion, le rédacteur, le correcteur, et l'interlocuteur qui suit votre dossier. Pas davantage.
Chaque intervenant est engagé par une clause de confidentialité écrite. Cet engagement ne s'éteint pas à la livraison : il court cinq ans après la fin du contrat. Si votre organisation l'exige, nous restreignons l'accès à une équipe nominativement désignée et nous signons votre propre accord de confidentialité.
La rédaction de vos comptes rendus n'est jamais sous-traitée à une autre société. Elle est réalisée par nos équipes, sous notre responsabilité. Notre seul prestataire technique est l'hébergeur de nos systèmes, établi en France, lui-même tenu aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité.
Où elles sont
Vos données ne sortent jamais de l'Union européenne. Ni par nous, ni par nos prestataires, ni par personne agissant pour notre compte. Notre hébergement est situé en France.
C'est un point sur lequel les acheteurs publics ne transigent plus, et sur lequel beaucoup d'outils de transcription en ligne sont pris en défaut.
Combien de temps nous les gardons
| Élément | Durée |
|---|---|
| Enregistrement de séance | Deux ans par défaut, puis destruction. Cette durée s'ajuste à votre demande, dans un sens comme dans l'autre : certaines instances souhaitent une suppression immédiate après approbation du procès-verbal, d'autres une conservation plus longue. |
| Documents de séance | Le temps de la prestation, puis destruction. |
| Compte rendu livré | Selon vos instructions. |
| Demande de devis | Deux ans à compter du dernier contact. |
À la fin d'un contrat, vous choisissez : nous détruisons tout, ou nous vous restituons l'ensemble avant destruction de nos copies. Dans les deux cas, la destruction vous est justifiée par écrit.
Si quelque chose tourne mal
Aucun prestataire sérieux ne prétendra qu'un incident est impossible. Ce qui distingue les prestataires, c'est ce qu'ils ont prévu.
En cas de violation de données — perte, accès non autorisé, divulgation, altération — nous vous alertons sans délai, avec les éléments dont vous avez besoin. Le point de repère est le vôtre : en tant que responsable de traitement, vous disposez de 72 heures pour notifier la CNIL. Notre engagement est de vous prévenir assez tôt pour que ce délai reste tenable, et non de vous laisser le découvrir.
Si l'incident nous est imputable, nous prenons à notre charge les mesures correctives et nous vous remettons un plan d'action.
Ce que vous pouvez contrôler
- Nous auditer. Vous pouvez vérifier, sur pièces et sur place, que nous tenons nos engagements.
- Nous donner des instructions écrites, que nous appliquons — et si l'une d'elles nous paraît contraire au règlement, nous vous le disons plutôt que de l'exécuter.
- Obtenir notre assistance si vous conduisez une analyse d'impact sur la protection des données.
- Joindre notre délégué à la protection des données. Un délégué est désigné ; son identité et ses coordonnées sont communiquées à nos clients à l'entrée en vigueur du contrat.
Les droits des personnes concernées
Les participants à vos séances disposent de droits sur leurs données : accès, rectification, effacement, limitation, opposition. Ces droits s'exercent auprès de vous, qui êtes responsable du traitement. Si une demande nous parvient directement, nous vous la transmettons sans délai et nous vous aidons à y répondre.
Pour les données que vous nous confiez en tant que client — vos coordonnées, votre demande de devis — écrivez-nous à gesvox@visuel-vox.com. Vous pouvez également saisir la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
Pour les marchés publics
Nous signons l'annexe RGPD de votre CCAP et fournissons les pièces attendues : description des traitements, mesures de sécurité, engagements de localisation des données, modalités de restitution ou de destruction en fin de marché.
Ce que vous venez de lire n'est pas un régime particulier réservé au secteur public. C'est le standard que nous appliquons à tous nos clients, publics comme privés.
Les données collectées par ce site lui-même — formulaire de devis, absence de traceurs — sont décrites dans nos mentions légales.